Suomen MG-yhdistyksen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä: Suomen MG-yhdistys ry

Osoite:
                 Suomen MG-yhdistys ry / co Susanne Hiltunen, Heikinmäentie 13, 21160 Merimasku.        

Yhteyshenkilöt:   
                                         T:mi Media Merituulia/Susanne Hiltunen, jäsenasiat puh. 044 2408852
                                         s-posti: susanne.hiltunen@gmail.com

                                        Merja Simolin-Kivilä, kirjanpitäjä, rahastonhoitaja puh. 040 5068850
                                        s-posti: merja.paukku@gmail.com

                                        Paavo Koistinen, puheenjohtaja puh. 0400 682337
                                        s-posti: paavo.koistinen@elisanet.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään siihen kuuluvien yhdistyksen henkilöjäsenien ja sen entisten henkilö- jäsenien sekä Suomen MG-yhdistys ry:n luottamushenkilöiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi mm. seminaarit ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä jota ylläpitää. Flo Apps Oy.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistysten lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Yhdistyksen www- sivulla olevan yhteydenottopyyntö lomakkeen kautta saatuja viestejä ei säilytetä vaan viestit poistetaan yhteystietoineen välittömästi viestissä saadun palautteen käsittelyn jälkeen.

Jäsenrekisteristä saatavia lukumäärätietoja kerätään erilaisiin analyyseihin sekä yksittäin että koko yhdistyksen osalta. Analyyseissa lukumäärätietoja käsitellään nimettöminä.

Jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää tieteelliseen tutkimukseen yhdistyksen hallituksen päätöksellä.

Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan kehittämiseen ja suunnitteluun.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään henkilöjäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat: etu- ja sukunimi, syntymäaika /ikä, sairastumisvuosi, postiosoite, matkapuhelin, kotipuhelin, sähköposti, sukupuoli, äidinkieli, jäsennumero. Lisäksi käsitellään jäsenyyden laskuttamiseen ja perintään liittyviä tietoja.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Yhdistyksen julkaisun Myastenia-Viesti  lehden postittamista varten on yhdistyksellä tallennettuna sen osoitetetiedosto jonka yhdistys lähettää digitaalisesti lehden painotaloon lehden postittamista varten. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen hallituksen nimetyllä henkilöllä on mahdollisuus saada käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajattu käyttöoikeus.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole esim. tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on liiton jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

10. Profilointi

Suomen MG-yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja palvelu- ja markkinointiviestejä. Profilointia tehdään mm. paikkakunnan, iän tai MG ja Lems sairauksien perusteella.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja, esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, mukaan lukien profilointi. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@suomenmg-yhdistys.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen MG-yhdistys ry / co Susanne Hiltunen

Heikinmäentie 13, 21160 Merimasku

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018